Automatisations
Automatiser les tâches qui reviennent chaque semaine.
Relancer les devis, copier les commandes dans la facturation, compiler le reporting du lundi : ces tâches ne demandent pas de réflexion, mais elles prennent des heures. Une automatisation bien construite les fait à votre place, avec des règles claires et des alertes quand quelque chose cloche.
Les signes qu’une tâche mérite d’être automatisée
- Elle se répète au moins chaque semaine, toujours de la même façon.
- Elle consiste à déplacer une information d’un outil à un autre.
- Une erreur de saisie a déjà coûté un client, une pénalité ou une soirée.
- Une seule personne sait la faire, et tout s’arrête quand elle est absente.
Cas d’usage
les relances de devis d’un artisan
Chaque vendredi, la gérante ouvre son tableur de devis, filtre ceux envoyés il y a plus de 10 jours et rédige une relance par e-mail. Environ 2 heures par semaine, souvent repoussées.
Le logiciel détecte les devis sans réponse, envoie une relance personnalisée à J+7 puis J+14, et prévient la gérante si le client répond ou si le devis expire. Elle ne traite plus que les réponses.
Estimez le temps que vous pourriez récupérer
Indiquez une tâche répétitive : le calcul se fait dans votre navigateur, rien n’est envoyé.
Soit environ 34 journées de travail de 7 heures.
Estimation sur 47 semaines travaillées, avant prise en compte des exceptions qu’une personne devra encore traiter.
Ce qu’on construit le plus souvent
Relances automatiques
Devis sans réponse, factures impayées, documents manquants : un rappel part au bon moment, avec le bon message, et s’arrête dès que le client répond.
Traitement des e-mails et pièces jointes
Les bons de commande ou justificatifs reçus par e-mail sont lus, classés et saisis dans le bon outil.
Rapports générés tout seuls
Le reporting hebdomadaire est compilé à partir de vos sources et envoyé chaque lundi à 8 h, sans copier-coller.
Contrôles et alertes
Une marge anormale, un stock négatif ou un contrat qui expire déclenche une alerte à la bonne personne.
Questions fréquentes
Faut-il changer nos outils pour automatiser ?
Non, dans la plupart des cas. On part de vos outils actuels (messagerie, tableur, logiciel de facturation, CRM) et on les relie. On ne propose un remplacement que si un outil bloque vraiment l’automatisation.
Que se passe-t-il si une automatisation échoue ?
Chaque automatisation est prévue pour échouer proprement : elle s’arrête, garde la donnée en attente et prévient une personne. Rien ne part en double ni ne disparaît en silence.
Une tâche répétitive à confier au logiciel ?
Une visio pour comprendre votre besoin, puis un devis clair. Sans engagement.